Umdenken im Kopf für Green Meetings

Nachhaltigkeit in Unternehmen muss glaubhaft sein. Ein Unternehmen kann sich in seiner Kommunikation mit den Kunden nicht nur auf die eigenen Produkte, Service, den Transport oder die Verpackung konzentrieren und gleichzeitig Events organisieren, die nicht nachhaltig sind. Dabei zählen wir zu dem Begriff "nachhaltig" ökonomische, ökologische und soziale Aspekte sowie ein Erlebnis oder einen Wissenszuwachs, der langanhaltend wirkt. Das alles auf einmal kann ziemlich komplex sein und überfordernd wirken. "Wo fang ich an? Wie bringe ich alle Beteiligten in meinem Unternehmen als auch beim Event dazu, dass unsere Events nachhaltiger werden?" Genau das erfährst du in diesem Beitrag.

Warum viele Veranstalter damit noch nicht begonnen haben

Obwohl die meisten von uns wissen, dass Nachhaltigkeit ein lebenswichtiges Thema ist, haben viele Eventplaner, Veranstalter oder Agenturen noch nicht mit der Umstellung auf nachhaltige Events begonnen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Schauen wir uns die bekannte Veränderungsformel von Beckhard und Harris an, so erkennen wir schnell, dass Veränderung von zahlreichen Faktoren abhängt. Dazu gehören beispielsweise die Unzufriedenheit mit dem gegenwärtigen Zustand, die Attraktivität des Zielzustandes, die Praktikabilität des Weges und die Kosten der Veränderung. Wer den aktuellen Zustand als “in Ordnung” einstuft, wird sich wenig verändern. Wer nicht erkennen kann, dass nachhaltige Events attraktiv sein können, wird diese kaum forcieren und wer keine Idee hat, wie er nachhaltige Events umsetzen soll, wird auch kaum damit beginnen. Schließlich sind da noch die Kosten der Veränderung. Gerade bei nachhaltigen Events hält sich hartnäckig der Mythos, dass diese zwangsläufig teurer sind als deren klassische Pendants. Neben den in Euro messbaren Kosten kommen dazu noch die immateriellen Kosten, z.B. die eines möglichen Statusverlustes nach dem Motto “Früher war das Event ein wahres Fest, heute gibt es nur noch Tofu-Würstchen.”

Die Lösung: Change-Management

Der Weg zu nachhaltigen Events ist ein klassischer Change-Management-Prozess. D.h. du als Eventplaner oder Veranstalter musst alle Akteure davon überzeugen, dass Nachhaltigkeit wichtig und umsetzbar ist. Dafür musst Du die oben genannten Faktoren kennen und Dir bewusst werden, dass jeder anders tickt. Wer das attraktive Ziel nicht sieht, den kannst du kaum damit überzeugen, in dem du einen praktikablen Weg aufzeigst. Argumentiere daher stets so, dass dich dein Gegenüber versteht.

Co-Kreation – hole alle in (d)ein Boot

Eine der besten Lösungen im Change-Management ist die Co-Kreation. Oder anders ausgedrückt: Mach alle Akteure zu deinen Mitstreitern. Binde sie von Anfang an ein und lege Wert auf ihre Meinungen und Lösungsvorschläge. Kommst du mit einem fertigen Konzept “um die Ecke”, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dein Vorschlag von zentralen Personen nicht akzeptiert wird.

Versteh die unterschiedlichen Charaktere und was sie antreibt

Im Rahmen eines Change-Prozesses ist es unheimlich wichtig, dass du verstehst, wie jeder in deinem Team, bei deinen internen oder externen Auftraggebern, bei den Kunden wie Sponsoren und Teilnehmern als auch bei den Dienstleistern etc. tickt. Manch einer ist von Natur aus sehr aktiv, andere sind eher abwartend. Einige sind faktenorientiert, andere wiederum agieren sehr emotional. Versteh die Charaktere und deren Umgang mit Veränderungen. Diese stark vereinfachte und zum Teil überzeichnete Unterscheidung kann dir dabei helfen:

Die faktenorientierten Aktiven

Diese überzeugst du mit Zahlen, Daten, Fakten. Sobald sie dabei sind, kannst du zahlreiche Vorschläge von ihnen erwarten, die sie sofort in die Tat umsetzen wollen.

Die emotionsgetriebenen Aktiven

Auch diese Gruppe überzeugst du schnell, allerdings eher mit Argumenten, die auf Emotionen, zum Beispiel auf das Wohlbefinden aller Teilnehmer, Wert legen. Hast du ein herausforderndes Thema, ist diese Gruppe diejenige, die am schnellsten “aufspringt”.

Die faktenorientierten Bewahrer

Diese Personen kennen das Thema, in diesem Falle “Nachhaltigkeit”, vermutlich sogar besser als du. Das haben sie spätestens mit deiner Ankündigung, nun nachhaltige Events umzusetzen, recherchiert. Sei auf sehr viele Detailfragen gefasst, damit du auch diese Gruppe überzeugen kannst – natürlich mit Fakten.

Die emotionsgetriebenen Bewahrer

Am liebsten wäre es ihnen, wenn alles so bliebe wie bisher. Außerdem sorgen sie sich um das Wohl der Anderen, dass durch deine Veränderungsbestreben nun in Gefahr ist. Willst du sie auch überzeugen, kannst du die Dinge betonen, die sich nicht verändern werden. Beispiel: “Alle Teilnehmer werden auch künftig ein schmackhafte Speisen und Getränke erhalten.”

Stelle attraktive Ziele in Aussicht

In Abhängigkeit individueller Bedürfnisse und Vorlieben, die wir dir hier skizziert haben, brauchst du nun attraktive Ziele für die Beteiligten. Wie kann das nachhaltige Event aussehen, wenn ihr das Ziel erfolgreich erreicht habt? Beispielsweise könntest du in Aussicht stellen, dass ihr mit dem Umstieg auf Nachhaltigkeit noch mehr Teilnehmer anlocken und damit mehr Umsatz oder Leads generieren könnt. Wichtig dabei ist, dass du möglichst viele unterschiedliche Charaktere, zumindest jedoch die Hauptakteure, mit den Zielen abholst.

Workshops zum Thema Nachhaltigkeit

Jetzt wird es konkret. Geht gemeinsam in einen Workshop zur Initialisierung von nachhaltigen Events und Prozessen, die bieten unter anderem wir von BEEFTEA dir an. In solch einem Workshop werden den Beteiligten die Möglichkeiten, Machbarkeiten und Lösungsansätze aufgezeigt. Außerdem nehmen gute Workshop-Moderatoren und Experten dir und deinem Team Sorgen und Bedenken wie "Wie soll das gehen? Wer soll das alles machen? Wie können wir das bei uns umsetzen?"

Gib euch beim Umstieg auf nachhaltige Events Zeit

Nachhaltigkeit ist ein komplexes Thema, das Zeit benötigt – genauso wie Change Management. Versucht nicht von heut auf morgen “die Welt zu retten”, sondern geh in realistischen Schritten voran. Setz dir bzw. deinem Team machbare, kleinere Zwischenziele und hab Geduld bei der Umsetzung der geplanten Maßnahmen. Wichtig ist außerdem, dass ihr eure Schritte transparent in eurer Kommunikation darstellt. So bleibt das gesamte Vorhaben glaubhaft.

Fazit

Events werden nicht über Nacht nachhaltig, allerdings ist es wichtig, dass wir bereits heute damit anfangen. Eben weil es so lange dauert und weil so viele Aspekte und Akteure involviert sind. Versetz dich in die Stakeholder deiner Events hinein und versuche deren Motivationen und auch Sorgen zu verstehen. Involviere sie früh in den Veränderungsprozess – so hast du eine Chance, auch deine Events langfristig nachhaltiger zu gestalten.

Du möchtest dein Event nachhaltiger planen und umsetzen? Gern unterstützen wir als Agentur dich bei diesem Vorhaben, zum Beispiel in einem gemeinsamen Workshop. Nimm am besten gleich Kontakt zu uns per mail an berlin@beeftea.de oder per Telefon 030/26939250 auf.